Metoda TRZOS, czyli jak efektywnie planować pracę

Sama myśl związana z planowaniem pracy może być na początku stresująca. Mogą pojawić się różne myśli: „nie da się”, „to zajmie więcej czasu”, „przecież nie mam wpływu na wszystko”. Pytanie, czy natłok zadań w pracy już nie powoduje dużego stresu u Ciebie. Marzy Ci się choć raz wyjść z zakończonymi zadaniami i wolna głowa w domu? Może po prostu chcesz zacząć wracać do domu wcześniej? Dostępnych jest kilka metod efektywnego planowania pracy. Istotne jest jednak, aby dobrać odpowiednią do celów, specyfiki pracy i czasu. Patrząc na cele krótkoterminowe, na przykład plan na dany dzień, przydatna może okazać się metoda TRZOS.

T – jak termin zadań, które trzeba spisać

Wypisz listę zadań, jakie masz do zrobienia w danym dniu. Pamiętaj o każdym, nawet najmniej Twoim zdaniem istotnym. Czy to czytanie maili, zapytanie o jakąś sprawę.

R – jak ramy czasowe

Określenie, ile czasu może zająć każde zadanie osobno wymienione w pierwszej części.

Z – jak zaplanowane rezerwy czasu na niezaplanowane sytuacje oraz przerwę

Do listy zadań oraz czasu dodaj czas na niezaplanowane sytuacje, oraz na przerwę, o którą musisz zadbać. Nie wiedząc, co może się nagle wydarzyć, warto czas zadań zaplanować na przykład na sześć godzin. Pozostałe dwie godziny to przerwa, oraz miejsce na to co może pojawić się nagle. Potrzebny jest też czas na początku dnia na planowanie zadań tą metodą i na zrealizowanie ostatniego punktu zasady TRZOS.

O – jak ograniczenie innych działań

Zrób sobie listę tych zadań, których nie musisz wykonać dzisiaj, oraz takich na które nie masz wpływu.

S – jak skontrolowanie rezultatów

W ciągu dnia potrzebujesz czas na ocenę rezultatów swoich zadań. Możesz to na przykład zrobić w formie pytań:

• Co zostało zrealizowane?
• Co nie zostało zrealizowane?
• Z jakiego powodu zadanie zostało zrealizowane?
• Z jakiego powodu nie zostało zrealizowane?
• Co mogę zrobić inaczej następnym razem?

Przeczytaj również: Prawo Parkinsona – jak zwiększyć produktywność?

Czy metoda TRZOS jest prosta i realna?

Większość czynności, które wykonujemy pierwszy raz, może wydawać się długim, trudnym i nierealnym procesem. Dzieje się tak na początku. Jak już wyrobisz sobie nawyk planowania, staje się to proste, krótkie i realne. Zachęcam również przed samym zastosowaniem tej zasady planowania do ustalenia: na co Ty masz wpływ? Zająć się tymi działania, które są zależne od Ciebie i ustalić rozwiązanie na zadania, na które wpływu nie masz. Jak już to zrobisz, spróbuj zaplanować swój pierwszy dzień.

Co jeszcze może mi pomóc w rozpoczęciu planowania pracy?

Na samym początku korzystania z tej metody, oprócz sprawdzenia, na co masz wpływ, warto odpowiedzieć sobie na pytania. Ja tutaj zaproponowałam kartezjańskie:

• Co zyskasz, gdy zastosujesz metodę TRZOS?
• Co stracisz, gdy zastosujesz metodę TRZOS?
• Co zyskasz, gdy nie zastosujesz metody TRZOS?
• Co stracisz, gdy nie zastosujesz metody TRZOS?

Ten drobny krok może pokazać na samym początku, czego się obawiasz w planowaniu czasu. Jednocześnie możesz sprawdzić, na ile ta metoda poprawi jakość Twojego życia w pracy i spokój po pracy. Kto wie? Może tak się Tobie spodoba, że zaczniesz korzystać z niej w różnych sferach swojego życia.

Autor tekstu: Sandra Januszkiewicz