Masz tyle na głowie, że już nie ogarniasz? Nadmiar obowiązków sprawia, że na samą myśl czujesz się zmęczony i sfrustrowany? Pozbądź się chaosu, który Ci towarzyszy. Poznaj metodę Getting Things Done. Dzięki niej osiągniesz wymarzone cele i pozbędziesz się poczucia straconego czasu. Dowiesz się, jak zarządzać sprawnie i wydajnie swoim czasem. Opracujesz system osobistej produktywności.
Co to jest metoda GTD?
GTD, czyli ang. Getting Things Done, tłumaczy się jako doprowadzenie roboty do końca. To metoda opracowana przez Davida Allena – specjalisty ds. produktywności – którą sam autor nazywa sztuką bezstresowej efektywności. To system zarządzania czasem, czyli planowania i systematycznego wykonywania zadań, zmierzający do osiągnięcia określonych celów.
5 etapów GTD – 5 prostych kroków do celu
Sukces GTD tkwi w tym, że nie ustalamy celu, który jest daleko i od którego dzielą nas tysiące kroków, ale szczegółowe działania, pojedyncze kroki, które nas do niego przybliżają. Metoda GTD składa się z pięciu etapów:
1. Gromadzenie
Na początek musisz zebrać wszystko, co masz do zrobienia lub wymaga podjęcia decyzji, w jednym miejscu – zwanym inboxem. Obojętnie, czy to będzie papierowy notatnik, telefon, komputer czy jakakolwiek inna forma. Spisz wszystkie sprawy, które zajmują Twoją głowę – to tzw. otwarte pętle, które Cię rozpraszają i nie pozwalają się skupić. Kiedy Twój umysł poczuje się wolny i stanie się na nowo czystą kartą, wtedy inbox jest gotowy.
2. Analiza
To nic innego jak opróżnianie inboxów. Jak to zrobić? Musisz zidentyfikować każdy jego element i określić, czym jest, co oznacza i co trzeba z nim zrobić. Każdy element musisz przydzielić do jednej z następujących list: projekty, najbliższe działania, oczekujące, kiedyś/może, archiwum, kalendarz[1].
3. Porządkowanie
Następny krok według metody GTD to kategoryzacja zadań. Chodzi o stworzenie fizycznego systemu porządkowania, aby wiedzieć co i gdzie się znajduje. Dzięki temu możemy łatwo i szybko po nie sięgnąć.
Jeśli dane zadanie nie wymaga natychmiastowego działania, musimy posortować je w najbardziej odpowiadające nam kategorie: np. w domu, w biurze, przy komputerze, telefoniczne, na mieście itp.
Przeczytaj także: Jak tworzyć opisy produktów, czyli słowa na wagę złota
Należy także dokonać wyboru co do fizycznej formy ich uporządkowania: teczki czy listy; papierowe czy elektroniczne.
4. Przegląd
Regularna weryfikacja i aktualizacja są niezbędne, aby wszystko było aktualne i funkcjonalne. W końcu swoim czasem musisz zarządzać na bieżąco.
Kalendarz służy do przeglądu codziennego, bo on mówi, co w danym dniu musisz załatwić. Następna w kolejce będzie lista „najbliższe działania”, czyli zadania do zrobienia, kiedy tylko znajdziesz czas.
Autor metody GTD sugeruje, aby raz w tygodniu dokonać przeglądu ogółu spraw osobistych i zawodowych. Niektóre stracą ważność, inne wymagają podjęcia nowych działań.
5. Działanie
Dokonujemy wyboru najlepszej opcji. Na tym etapie GTD pozwala nam rozpoznać, co mamy zrobić w danym momencie. Zadania najprostsze, czyli trwające do dwóch minut, robimy od razu. W przypadku listy „najbliższe działania” należy wziąć pod uwagę cztery czynniki zachowując ich kolejność: kontekst, dostępny czas, dostępną energię oraz priorytety. Biorąc je pod uwagę, możemy przystąpić do działania w zgodzie ze sobą, bez poczucia straconego czasu, mając już opracowany swój system produktywności[2].
GTD – korzyści dla Ciebie
- Metoda Getting Things Done zwiększa Twoją produktywność zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym.
- Uwalnia Cię od stresu związanego z pamiętaniem o wszystkich planach i zobowiązaniach.
- Eliminuje rozpraszające Cię myśli, gromadząc je w inboxie, co pozwala Ci skupić się na aktualnie realizowanej czynności.
- Pozwala zgromadzić wszystkie zadania w jednym miejscu i ułożyć tak, aby rozpoczęcie kolejnego zadania było możliwe od razu po zakończeniu poprzedniego, dzięki czemu jesteś zorganizowany i nie masz poczucia straconego czasu.
- Dzięki przejrzystym listom masz poczucie poukładanego życia oraz psychicznego komfortu, bo wiesz, że o niczym nie zapomnisz.
Autor tekstu: Iwona Kramarczyk
[1] D. Allen, Getting Things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, tł. Z. Waśko, Gliwice, 2016, s. 75-79, 189-211.
[2] D. Allen, Getting Things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, tł. Z. Waśko, Gliwice, 2016.
No Comment